Cómo llenar el AIA G702 y G703 paso a paso (guía para contratistas)

Si eres subcontratista o contratista general en Estados Unidos, en algún momento te van a pedir que envíes una AIA G702 — Application and Certificate for Payment acompañada de su AIA G703 — Continuation Sheet para procesar tus pagos. Llenarlos bien hace la diferencia entre cobrar a tiempo y pasar dos semanas peleando por correo con el general contractor.

En esta guía te explico paso a paso cómo se llenan, qué errores son los más comunes y cómo manejar retainage y change orders sin perder dinero.

Qué son el G702 y el G703

Son dos formularios estándar del American Institute of Architects (AIA) que la mayoría de general contractors y owners usan para procesar pagos parciales en proyectos de construcción.

• G702 (Application and Certificate for Payment): la "portada" del paquete. Resume cuánto se ha trabajado, cuánto ya se pagó, cuánto se retiene (retainage) y cuánto se solicita en esta aplicación.
• G703 (Continuation Sheet): el detalle línea por línea. Cada partida del schedule of values aparece con su valor original, cuánto se completó antes, cuánto se completó en este periodo, materiales almacenados y porcentaje completado.

Piénsalo así: el G703 es la lista de items, el G702 es la suma total firmada y certificada.

Lo que necesitas tener listo antes de empezar

Antes de abrir el formulario, reúne esto:

1. El contrato firmado con tu cliente (general contractor u owner).
2. El Schedule of Values (SOV) aprobado — la lista de partidas del trabajo con su precio.
3. El periodo de billing que vas a facturar (fecha "from" y "to").
4. El % de avance real de cada partida en ese periodo.
5. Las change orders aprobadas hasta la fecha (cada una con su número y monto).
6. El retainage acordado (típico: 10% durante la obra, liberado al final).
7. Materiales almacenados en sitio o fuera de sitio (stored materials) si aplica.

Si no tienes el SOV firmado por las dos partes, no envíes ninguna aplicación todavía. El SOV es la base. Sin él, tu G702 puede ser rechazado.

Paso a paso para llenar el G703 (lo haces primero)

Aunque el G702 es la portada, en la práctica se llena primero el G703 porque sus totales alimentan al G702.

Columna A — Item No.

Numeración de cada partida. Usualmente 1, 2, 3... siguiendo el orden del contrato.

Columna B — Description of Work

Descripción de cada partida del SOV. Sé específico: "Framing — segundo piso" es mejor que solo "Framing".

Columna C — Scheduled Value

El valor original del contrato para esa partida. Esta columna no cambia mes a mes (a menos que tengas un change order que la modifique).

Columnas D y E — Work Completed (From Previous Application + This Period)

• D: lo que ya facturaste en aplicaciones anteriores.
• E: lo que estás facturando en este periodo nuevo.

Si es tu primera aplicación, D = 0.

Columna F — Materials Presently Stored

Materiales que ya compraste pero no se han instalado todavía. Solo cuenta los que están almacenados en condiciones seguras y documentables (la mayoría de owners pide fotos y facturas).

Columna G — Total Completed and Stored to Date

G = D + E + F

Esta es la suma de todo lo que reclamas hasta la fecha en esa partida.

Columna H — Percent (G / C)

H = G / C expresado en porcentaje. Indica qué tan completa está la partida.

Columna I — Balance to Finish

I = C - G

Lo que falta por trabajar y facturar de esa partida.

Columna J — Retainage

Cantidad retenida en esta aplicación. Si tu contrato dice 10% de retainage:

J = G × 0.10

Paso a paso para llenar el G702

Una vez completado el G703, los totales suben al G702. Las casillas clave:

1. Original Contract Sum — Valor original del contrato.
2. Net Change by Change Orders — Suma neta de change orders aprobadas (puede ser positiva o negativa).
3. Contract Sum to Date — Original + Net change orders. Este es el valor total actualizado del contrato.
4. Total Completed & Stored to Date — Sale directamente de la columna G total del G703.
5. Retainage — Suma de la columna J total del G703.
6. Total Earned Less Retainage — Total completed - Retainage.
7. Less Previous Certificates for Payment — Total que ya cobraste en aplicaciones anteriores.
8. Current Payment Due — Total earned less retainage - Previous certificates. Este es el cheque que pides en esta aplicación.
9. Balance to Finish, Including Retainage — Lo que falta del contrato.

Firma, fecha y envía con el G703 adjunto.

Cómo manejar change orders

Cada change order aprobada se agrega al G703 como una línea adicional, no se mezcla con las líneas originales. Esto es importante para mantener la trazabilidad.

Ejemplo:

Item	Description	Scheduled Value
1	Framing	$50,000
2	Drywall	$20,000
3	CO #1 — Extra framing 2do piso	$5,000

Si la change order modifica una partida existente (por ejemplo, cambia el alcance del framing), el monto va en línea separada y se nota en la descripción. Nunca modifiques el "Scheduled Value" original — esto rompe la auditoría.

Errores comunes (que te van a retrasar el pago)

1. Sumar mal los totales entre G702 y G703.
2. Olvidar incluir retainage o calcularlo mal.
3. Cobrar más del 100% de una partida (% completado > 100).
4. Materiales almacenados sin documentación (sin fotos, sin facturas, sin bill of sale).
5. No firmar y fechar el G702.
6. Reclamar trabajo que aún no empieza — el owner lo ve en la inspección y rechaza la aplicación.
7. No incluir las change orders aprobadas en el contrato sum actualizado.
8. Confundir Net Change Orders con Total Change Orders — son cosas distintas.

¿Y si el GC pide otro formato?

Muchos general contractors usan plataformas tipo Textura, GCPay, Sage Paperless o variantes propias del AIA. La lógica es la misma: schedule of values, % completado, retainage, change orders, neto a pagar. Solo cambia la pantalla.

Lo importante: tu schedule of values debe estar alineado con el que firmaron las dos partes. Si subes un G702 con partidas distintas al SOV original, lo rechazan.

Cuándo conviene que alguien externo te prepare el G702/G703

Si:

• Tienes más de 2 proyectos activos simultáneos.
• Pasas más de 3 horas al mes preparando estas aplicaciones.
• Has tenido aplicaciones rechazadas en los últimos 3 meses.
• Quieres dedicar ese tiempo a vender más obra, no a hacer papeleo.

Vale la pena tercerizarlo. En 3DK Multi Services preparamos G702/G703 mensuales por proyecto, con manejo profesional de retainage y change orders.

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